COORDINACION DEGESTION DE TRAMITES

CLAVE: DGA-CGT-E-002FECHA DE ErvllSION22/MARZO/10

TiTULO Pn>cedimiento Especiflco de Control deTnimites de Pago turnados para la Direccion ,.Genenll de Administracibn pOI' parte de los Paglna 1 de 7

IOrganos Descollcentrados pOl' Territorio yFUllcion

REVISION 2 REVISION 3 REVISION 4 I REVISION 5 REVISION 6

INDICE

1.- OBJETIVO: 2

2- ALCANC E: 2

3. - ANTE CE DE NTES: 2

4. - ENTRADAS: 3

5.- C LIENTES: 3

6.- DU ENOS DEL PROCESO: 3,

7. - CON EXION CON OTRAS AREAS: 3

8. - REC URSO DEL PROC ESO: 4

9.- SALI DA: 4

10.- PROVEEDORES: 4

11.- DESCRIPCION DE ACTIVIDADES: 5

12.- REFERENCIAS: 6

13.- IN DICADORES: 6

14.- VOCABULARIO: 7

15.- FACTORES DE RIESGO: 7

16.- DISTRI BUCION: 7

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CO~r.dinaCi6tl~Le:J;;s iOn'de Tramites

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Director Geoeral de AdUlI~jQ.n

COORDINACION DEGESTION DE TRAMITES

CLAVE: DGA-CGT-E-002FECHA DE EMISION22/MARZO/10

TiTULO PnlCcdillliento Especifico de Control deTdmites de Pago tllmados panl la Dil"eecionGcneral de Administracion I)()/" pal"te dc los Pagina 2 de 7Organos Dcsconcentrados POI" Territorio yFlInci6n

REVISION 2 REviSTi5N3 J REVISION 4 LEVISION 51REVISION 6

1. OBJETIVO:Mantener y controlar el seguimiento de los tramites de pago que ingresan a la Direccion

General de Administracion bajo los mismos criterios y en una sola ventanilla. Para que a su vez lostiempos de respuesta sean menores y efectivos.

Inicia desde: EI ingreso de la Cuenta para PagoTermina Hasta: EI reporte de seguimiento a la cuenta

La Direcci6n General de Administraci6n esta dividida segun la estructura del ISAPEG en laDirecci6n de Recursos Financieros y la Direcci6n de Recursos Materiales, por 10 cual, lasdisposiciones administrativas generadas por la Direcci6n para el ejercicio del gasto corresponde alas necesidades de dicha estructura. Toda documentaci6n solicitada para un pago en espedficodeberia de entregarse en la Direcci6n de Recursos Financieros siempre y cuando cumpliera con lasdisposiciones de la Direcci6n de Recursos Materiales para que pudiera realizarse la contrataci6n 0

adquisici6n de una contraprestaci6n. Sin embargo, hasta antes de la revisi6n de este proceso, lainformaci6n que se generaba en la Direcci6n de Recursos Materiales debia adaptarse a cada unade las fuentes de financiamiento, ademas de que se debia verificar que los documentoscomprobatorios cumplieran con la normativa aplicable para cada una de ellas. Aunado a estasituaci6n toda documentaci6n de pago debia de entregarse en un departamento en especifico parael manejo de cada fuente de financiamiento. Para que la Direcci6n tuviera el conocimiento de lospagos requeria que el departamento Ie pasara un reporte para saber el estatus del documento.

EI flujo de informaci6n generado en ocasiones se fraccionado por las diversas etapas quedebia de seguir el tramite. Las Unidades Administrativas que realizaban la solicitud de alguntramite de pago en la Direccion General de Administraci6n deberian rastrear el estatus del tramiteen los diversos departamentos, ya que por 10 general pasaba a traves de diversas fases.

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CLAVE: DGA-CGT -E-002COORDINACION DE FECHA DE EMISION

GESTION DE TRAMITES 22/MARZO/10

.--------------~IREVISI6N 0TiTULO. Procedimicnto Especifico de Control dcTnimites de Pago tllrnados para la DireccionGeneral de Administracion pOI' parte dc los Pagina 3 de 7Organos Dcscollccntnldos pOI' Te •.•.itodo yFlIndon

REVISION 2 REVISTC5N3 REVISION 4 REVISION 5 REVISION 6 REVISION 7REVI~I

• Informaci6n confiable, oportuna, veraz.• Atenci6n al tramite en tiempo y forma• Retroalimentaci6n confiable sobre el tramite a realizar

• Direcci6n General de Administraci6n• Direcci6n de Recursos Financieros• Direcci6n de Recursos Materiales• Direcciones Generales• Departamento de Tesoreria• Departamento de Contabilidad•• Departamento de Seguro Popular• Coordinaci6n de R/3• 6rganos Desconcentrados por Territorio• 6rganos Desconcentrados por Funci6n

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Lacp Simon R..osale. s OI.r:001. s'.J

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C P Martin Plne~o Altior/~Director de Rer!u~ Fln~nCleros

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COORDINACION DEGESTION DE TRAMITES

CLAVE: DGA-CGT-E-002FECHA DE EM ISION22/MARZO/10

TiTULO PJ"ocedimiento Especifico de Control deTnimites de Pago turnados para la DireccionGencral de Administnlci6n pOI' partc de losOrganos Desconccntrados pOI' TerritorioFunci6n

N 2 REVISION 3 I REVISION 4

I

YlREVISION 6

• Departamento de Seguro Popular• Coordinacion de R/3• 6rganos Desconcentrados por Territorio• 6rganos Desconcentrados por Funcion

8.1 Material: equipo de oficina, papelerfa, formatos, documentos para tramite8.2 Infraestructura: computadoras, espacios fisicos para realizar actividades, mobiliario

Tramite resuelto en tiempo y forma9.1 Especificaciones (Caracteristicas de calidad en funci6n del c1iente):

9.1.1 Informacion generada de forma confiable, oportuna, veraz, util y eficiente9.1.2 Tramite reportado en tiempo y forma9.1.3 Efectividad en la rendicion de resultados9.1.4 Claridad en la informacion generada y distribuidas a las areas involucradas

• Direccion General de Administracion• Direccion de Recursos Materiales• Direccion de Recursos Financieros• Departamento de Seguro Popular• Departamento de Contabilidad

11. DESCRIPCION:Es responsabilidad del Organo Desconcentrado par territorio y por funci6n realizar las

siguientes actividades:

ELABORA REVISA AUTORIZA SELLO

CP Martin Pined07h;madj~Ji1;""rr

Director de Recursojy.ria~cie/os_/ - \_./

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C P JuawGarlos RamirezJ J ~

, / 'SHoel\; .''IDllector G~I,fe:1iQlRinlstraclon

AREA EMISORA

gtoCLAVE: DGA-CGT -E-002

COORDINACION DE FECHA DE EMISIONGESTION DE TRAMITES 22/MARZO/10

REVISION 0

TiTULO Pn)cedimiento Espccifico de Control deTnlmitcs de rago turnados panl la DireecionGeneral de Administracion pOI' pal"te de los Pagina 5 de 7

Organos Desconccntrados pOI' Tcrdtorio yFuncion

REVISION 1

IREVISION 2

IREVISION 3 I REVISION 4 I REVISION 5 I REVISION 6 I REVISION 7

11.1 Generar la solicitud del tramite de pago a traves de la documentaci6n comprobatoriacorrespondiente al tramite cumpliendo la normativa aplicable para cada situaci6n, asi como losperiod os y tiempos establecidos por la Coordinaci6n de Gesti6n de Tramite para la recepci6n de lacuenta.

11.1.1 Hojas de Verificaci6n Documental11.1.2 Hojas de Verificaci6n Glosa

11.1.3 Disposiciones Administrativas de la Direcci6n de Recursos Financieros y de laDirecci6n de Recursos Materiales 2010

11.1.4 Calendario de Recepci6n a Unidades

Es responsabilidad de la Coordinaci6n de Gestion de Tramites realizar las siguientesactividades:

11.2 Verificar que las Cuentas contengan las validaciones y los documentoscomprobatorios adecuados para la gesti6n del trarnite que la Unidad Adrninistrativa esta solicitando.Adernas que la documentaci6n este apegada a la norrnativa aplicable para el tramite en cuesti6n.De existir algun incumplimiento, la cuenta es devuelta a la Unidad Administrativa para su correcci6n

11.2.1 Hoja de Verificaci6n Documental

11.3 Crear una relaci6n de los documentos recibidos de la Unidad Administrativa para lagesti6n de un tramite de pago y en base a dicha relaci6n integrarlas en consecutivo para serpasadas a su revisi6n de glosa

11.3.1 Hoja de Verificaci6n Glosa

Es responsabilidad del Area de Glosa realizar las siguientes actividades:11.4 Realizar la revisi6n del cumplimiento de las disposiciones administrativas y de la

normativa aplicable en la informacion presentada en los documentos de solicitud de pago, asi comola informacion contenida en los comprobantes fiscales. Para que pueda ser procesada para su pago

11.4.1 Hoja Glosa11.4.2 Documento 1911.4.3 Documento 20

CP MartinPinef$~~7or

DirectordeRecur,Loferos" /' \. /-- -"- -_ .. ,. "'-_/

COORDINACION DEGESTION DE TRAMITES

CLAVE: DGA-CGT-E-002FECHA DE EMISION22/MARZO/10

TiTULO Proccdimicnto Espccifico de Control deTnlmitcs de J>ago tllrnados pan. la DireccionGcncral de Administracibn pOI' parte de los Pagina 6 de 7Organos Desconcentrados por Territorio yFuncion

REVISION 2 REVISION 3 REVISION 4 REVISION 5 REVISi6N 6 REVISION 7

Es responsabilidad de Coordinaci6n R/3 y Departamento de Seguro Popular realizar lassiguientes actividades:

11.5 Validar que las cuentas cumplan efectivamente con 10 requerido para que seanpagadas en el Area de tesoreria y en caso de incumplir algun punto en la normativa se devuelva a launidad para que sea corregido el problema.

Clasificador Por Objeto del Gasto Capitulo 2000, 3000Disposiciones Administrativas de la Direcci6n de Recursos Financieros.Disposiciones Administrativas de la Direcci6n de Recursos Materiales

INDICADOR META FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO DEIDE MEDICION MEDICION

13.1 Menor 13.1.1 Realizar 13.1.2 13.1.3 13.1.4 Total detiempo de el tramite de 5 dias Coordinaci6n de p61izas pagadas /respuesta y pago o en su Gesti6n de P61izas entregadasefectividad en defecto Tramitesel pago de devoluci6n por 13.1.5 Total decuentas error a mas p61izas rechazadasemitidas por la tardar en 5 dias / P61izasunidad habiles entregadas

AUTORIZA

_/~/CP Juan Carl6s Ramirez

\;/b2r9V1"-L ~

Director Gen~ra~.9JJJ.1Lii?t':..aci6n

CP Martin Pin7d. )\majrYdJI.Pl-'r

Director de Recusos~anci~rosJ~...:... J ".

COORDINACION DEGESTION DE TRAMITES

CLAVE: DGA-CGT-E-002FECHA DE EMISION22/MARZO/10

TiTULO Procedimiento Especifico dc Control deTnimites de Pago tllnlados para la Direccion ,.<?eneral de Administracion pOl' pa,-te de los I Paglna 7 de 7Organos Desconcentrados pOl' TClTito.-io yFllncion I

REVISIO~ REVISION 3 REVISION 4 REVISION 5 REVISION 6 REVISION 7

14.1 Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas 0 que interactuan, lascuales transforman elementos de entrada en producto terminado

14.2 Unidades Administrativas del ISAPEG: es entendido por Unidades Administrativascomo las Direcciones Generales, Secretaria Particular, Secretaria Tecnica, Coordinaciones,Direcciones de Area, Organos Desconcentrados por Territorio y por Funci6n; que forman parte delISAPEG, ejecutores y administradores del gasto corriente obligados a rendir cuentas, planear,programar, presupuestar yen su caso, establecer medidas para la administraci6n interna, controlary evaluar sus actividades respecto al gasto publico

15. FACTORES DE RIESGO:15.1 Rotaci6n del Personal.15.2 Falta de Apego a la normativa15.3 Falta de compromiso de las unidades para respetar el metodo de trabajo15.4 Falta de Planeaci6n para el uso del recurso15.5 Falta de compromiso del personal15.6 Ausentismo

16. DISTRIBUCION:16.1 Direcci6n General de Administraci6n16.2 Coordinaci6n de Asuntos Juridicos16.3 Departamento de Contabilidad16.4 Departamento de Seguro Popular16.4 Coordinaci6n R/316.5 Organos Desconcentrados por Territorio 0 por Funci6n

AUTORIZA// ,/

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CP Jua~)carlos/Ramirez[ / 0Fi~§€

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Direct~e~era d~~igJstraci6n